Writen by
Większość właścicieli firm transportowych, budowlanych czy rolniczych zna miesięczne koszty paliwa. Niewielu jednak potrafi odpowiedzieć na pozornie proste pytanie:
Ile paliwa faktycznie przelewa się przez moje pojazdy i maszyny w ciągu roku?
To zaskakujące, ale w wielu przedsiębiorstwach paliwo pozostaje jednym z największych kosztów działalności, a jednocześnie jednym z najmniej kontrolowanych obszarów.
Paliwo płynie szerokim strumieniem
Prosty przykład:
Flota składająca się z 20 samochodów ciężarowych, spalających średnio 25 l ON / 100km i pokonujących miesięcznie 8 tys. km/pojazd, czyli rocznie 1,92 mln km zużywa:
480 000 litrów paliwa rocznie.
Przy cenie 5,50 zł za litr oznacza to wydatek przekraczający:
2 640 000 zł rocznie.
W przypadku większych flot, przedsiębiorstw budowlanych czy gospodarstw rolnych kwoty te mogą być jeszcze wyższe.
Pytanie brzmi:
Czy ktoś naprawdę kontroluje każdy z tych litrów bez odpowiednich narzędzi?
Dopóki firma zarabia, problem często nie istnieje
W okresach dobrej koniunktury wielu przedsiębiorców skupia się na pozyskiwaniu klientów, realizacji kontraktów i rozwoju działalności.
Przychody rosną, zyski są satysfakcjonujące, a paliwo traktowane jest jako naturalny koszt prowadzenia biznesu.
W takich warunkach niewielkie straty pozostają niewidoczne.
Kilkaset litrów miesięcznie „więcej niż zwykle”, różnice pomiędzy tankowaniami czy nieuzasadnione wzrosty zużycia rzadko wywołują niepokój. Właściciel widzi, że firma zarabia, więc zakłada, że wszystko działa prawidłowo.
To właśnie wtedy najłatwiej o powstawanie niekontrolowanych strat.
Kiedy zaczynają się problemy?
Nagle sytuacja zmienia się i pojawiają się problemy finansowe.
Spada liczba zleceń, rosną koszty działalności, maleją zyski. Właściciel zaczyna dokładniej analizować wydatki i nagle odkrywa, że paliwo pochłania znacznie większe środki, niż przypuszczał.
Dopiero wtedy pojawiają się pytania:
- Dlaczego zużycie paliwa jest tak wysokie?
- Skąd biorą się różnice między zakupem a rzeczywistym spalaniem?
- Czy wszystkie tankowania są uzasadnione?
- Czy paliwo nie jest wykorzystywane do celów prywatnych?
- Czy nie dochodzi do kradzieży?
Niestety bardzo często okazuje się, że problem istnieje od lat, a firma przez cały ten czas ponosiła niepotrzebne koszty.
Nie da się zarządzać tym, czego się nie mierzy
W każdej firmie monitoruje się przychody, należności, koszty pracy czy wykorzystanie sprzętu.
Tymczasem paliwo, które często stanowi jeden z największych składników kosztowych, pozostaje niekontrolowane lub bywa kontrolowane jedynie na podstawie faktur – to za mało!
Bez regularnego monitorowania tankowań, zużycia i stanu paliwa przedsiębiorca nie jest w stanie określić:
- ile paliwa faktycznie zużywa,
- gdzie występują straty,
- które pojazdy generują nieprawidłowości,
- czy dochodzi do nadużyć lub kradzieży.
Każdy procent ma znaczenie
Załóżmy, że roczne zużycie paliwa w firmie wynosi 500 000 litrów.
Jeżeli z różnych powodów – błędów, nadużyć, niekontrolowanego zużycia lub kradzieży – znika zaledwie 5% paliwa, oznacza to stratę:
25 000 litrów rocznie.
Przy cenie 5,50 zł za litr daje to:
137 500 zł rocznie.
Przy 10% strat mówimy już o kwocie:
275 000 zł rocznie.
To często równowartość zysku z kilku dużych kontraktów.
Wiedza to pierwszy krok do ochrony
Aby zdobyć skuteczną wiedzę musisz wyposażyć się w odpowiednie narzędzia: zautomatyzowany system monitoringu i skuteczne zabezpieczenia antykradzieżowe. To one pozwolą Ci na efektywną kontrolę i zarządzanie kosztami paliwa, a także zapobieganie kradzieżom.
Jako przedsiębiorca będziesz mógł łatwo i na bieżąco sprawdzać:
- ile paliwa kupujesz,
- ile paliwa zużywasz,
- ile paliwa magazynujesz,
- gdzie występują różnice,
- jakie zagrożenia występują w firmie.
W ten sposób z pełną świadomością będziesz zarządzał jednym z najważniejszych kosztów w Twojej firmie. Świadomie, bez domysłów – fakty, nie spekulacje.
Czy naprawdę wiesz, ile paliwa przelewa się przez Twój zbiornik każdego roku?
Stop Kradzieżom Paliwa